راهنمای ابزارهای فایل: حفاظت، انتشار و بازیابی

برای فایل‌ها معمولاً به سه کار جدا برمی‌خورید: محافظت در حال نگهداری، پاک‌کردن اطلاعات شناسایی قبل از انتشار، و برگرداندن نسخه‌ای که از دست رفته. نصب چند برنامهٔ هم‌زمان برای هر سه کار لازم نیست. هر ابزار را به‌اندازهٔ همان کاری که واقعاً می‌خواهید انتخاب کنید.

رمزگذاری کل دیسک با ظرف جداگانه برای چند پرونده فرق دارد؛ شرح آن در راهنمای نگهداری امن فایل‌ها است. این صفحه کمک می‌کند چند نام رایج را با کار درست‌شان جور کنید، از مسیر رسمی نصب کنید و بازیابی را قبل از روز حادثه ببینید.

اول کار را بنویسید

1. اگر پرونده باید روی همان رایانه یا روی یک فایل جدا بماند و بدون رمز خوانده نشود، به رمزگذاری هنگام نگهداری فکر کنید.
2. اگر پرونده را برای دیگران منتشر می‌کنید، قبل از فرستادن فراداده را ببینید؛ رمزگذاری ظرف، نام نویسنده و مختصات عکس را از نسخهٔ منتشرشده پاک نمی‌کند.
3. اگر نگران از دست رفتن پرونده هستید، اول پشتیبان آزمایش‌شده بسازید. برنامهٔ بازیابی بعد از حذف جای آن را نمی‌گیرد.
4. اگر دستگاه را می‌فروشید یا واگذار می‌کنید، سراغ پاک‌سازی بروید نه سراغ ابزار نجات.

ظرف رمزگذاری‌شده با VeraCrypt

VeraCrypt برای ساختن یک فایل‌ظرف رمزگذاری‌شده شناخته شده است: داخل آن پوشه‌ها مثل یک درایو معمولی دیده می‌شوند و بیرون از برنامه فقط یک فایل بزرگ دیده می‌شود. نصب را فقط از veracrypt.fr بگیرید، نه از اولین نتیجهٔ جست‌وجو یا فایل داخل گروه.

1. پس از نصب، Create Volume را باز کنید و Create an encrypted file container را انتخاب کنید.
2. در بیشتر کارها Standard VeraCrypt volume کافی است. حجم را کمی بیشتر از نیاز امروز بگذارید؛ بزرگ‌کردن بعدی نیازمند برنامه‌ریزی است.
3. محل فایل‌ظرف را جایی بگذارید که خودِ پشتیبان‌تان هم شاملش شود، اما رمز را در همان پوشه ذخیره نکنید.
4. رمز را طولانی و یکتا بگذارید و بیرون از همان رایانه نگاه دارید. اگر رمز را فراموش کنید، محتوای ظرف برنمی‌گردد.
5. برای استفاده، فایل را در پنجرهٔ برنامه انتخاب کنید، دکمه‌ای آزاد مثل یک حرف درایو برگزینید و Mount را بزنید. بعد از کار Dismount کنید و رایانه را در حالت سوار‌شده رها نکنید.
6. از Volume Tools گزینهٔ Backup Volume Header را یک‌بار اجرا کنید و آن نسخه را جدا نگه دارید؛ آسیب به ابتدای فایل‌ظرف می‌تواند باز کردن را سخت کند.

ظرف VeraCrypt وقتی مفید است که چند پروندهٔ حساس را با هم جابه‌جا یا بایگانی می‌کنید. جایگزین رمزگذاری خود سیستم‌عامل نیست: اگر کل دیسک رمز نشده باشد، بقیهٔ پرونده‌ها و پرونده‌های موقت همچنان خوانا می‌مانند.

پوشهٔ همگام با ابر: Cryptomator

Cryptomator برای پوشه‌ای طراحی شده که با خدمت ابری همگام می‌شود. پرونده‌ها روی همان رایانه در یک «خزانه» باز می‌شوند و آنچه به ابر می‌رود به شکل تکه‌های رمزشده است. نصب را از cryptomator.org بگیرید.

1. پس از نصب، یک خزانهٔ تازه بسازید و محل آن را داخل پوشهٔ همگام خدمت ابری‌تان بگذارید.
2. رمز خزانه را یکتا بگذارید. برنامه معمولاً یک کلید بازیابی هم می‌دهد؛ آن را بیرون از همان پوشهٔ ابری بنویسید.
3. پرونده‌های حساس را فقط وقتی خزانه باز است داخل آن بگذارید. نسخهٔ باز را به یک همگام‌سازی جدا نفرستید.
4. قبل از تکیه کردن به این روش، از یک دستگاه دوم همان خزانه را باز کنید و ببینید پرونده برمی‌گردد.
5. اگر رمز و کلید بازیابی هر دو از دست بروند، خدمت ابری نمی‌تواند محتوا را برایتان بخواند؛ این نقطهٔ قوت و نقطهٔ خطر بازیابی است.

Cryptomator رمزگذاری خودِ حساب ابری نیست و پوشه‌های دیگر همان حساب را محافظت نمی‌کند. پیوندهای اشتراک و نمایهٔ حساب را جدا سخت کنید؛ راهنمای حساب گوگل برای همان محیط جداگانه آمده است.

بایگانی رمزشده با ۷-Zip

۷-Zip می‌تواند یک بایگانی را با AES رمز کند و برای فرستادن چند پرونده در یک بسته رایج است. برنامه را از 7-zip.org بگیرید. نام فایل‌های داخل همیشه پنهان نمی‌ماند و رمز را باید از کانالی جدا بفرستید، نه در همان پیام که خودِ بایگانی را فرستاده‌اید.

1. پرونده‌ها را انتخاب کنید و Add to archive را باز کنید.
2. قالب ۷z را ترجیح دهید. در بخش Encryption الگوریتم AES-256 را بگذارید و اگر گزینهٔ Encrypt file names هست آن را هم روشن کنید؛ در قالب zip این پنهان‌سازی همیشه در دسترس نیست.
3. رمزی یکتا بگذارید و آن را در گپ همان فایل، روی برچسب بسته یا در نام خودِ بایگانی ننویسید.
4. قبل از پاک کردن نسخهٔ اصلی، بایگانی را یک‌بار روی همان دستگاه یا دستگاه دوم باز کنید.
5. یک بایگانی رمزشده هنوز یک نسخه است. اگر فقط همان فایل را داشته باشید و آسیب ببیند، چیزی برای برگرداندن نیست.

قبل از انتشار، فراداده را ببینید

رمز کردن ظرف یا بایگانی، اطلاعات شناسایی نسخهٔ منتشرشده را پاک نمی‌کند. نویسنده، نام شرکت، مسیر پوشه، تاریخ ویرایش و مختصات عکس می‌توانند در خود پرونده بمانند. روش را در راهنمای حذف اطلاعات شناسایی‌کننده دنبال کنید. برای شروع، ابزار خود برنامه معمولاً کافی است.

1. در ورد، اکسل یا پاورپوینت مسیر File > Info > Check for Issues > Inspect Document را باز کنید، Inspect را بزنید و فقط دسته‌هایی را پاک کنید که واقعاً نمی‌خواهید همراه پرونده بروند.
2. روی مک، سند یا تصویر را در Preview باز کنید و از Tools گزینهٔ Show Inspector را ببینید. اگر باید نسخهٔ تازه‌ای بفرستید، یک رونوشت خروجی بگیرید و همان را بررسی کنید.
3. عکس را جدا ببینید: بسیاری از گوشی‌ها محل را داخل پرونده می‌نویسند. همان را در مشخصات فایل یا با ابزار خود سیستم‌عامل کنترل کنید.
4. پروندهٔ حساس را برای «پاک‌کردن فراداده» به یک سایت ناشناس بارگذاری نکنید؛ خودِ بارگذاری می‌تواند محتوا را پخش کند.
5. ابزار خط فرمان فقط وقتی مفید است که بدانید کدام فیلد را برمی‌دارد. اگر نتیجه‌اش را بررسی نکنید، حس امنیت کاذب می‌دهد.

بازیابی یعنی پشتیبان آزمایش‌شده

بهترین بازیابی، نسخه‌ای است که پیش از حادثه ساخته‌اید و یک‌بار برگردانده‌اید، نه برنامه‌ای که بعد از حذف وعده می‌دهد فایل را زنده کند. شرح ساختن چنین نسخه‌ای در راهنمای پشتیبان قابل بازیابی است.

1. پرونده‌های مهم را در بیش از یک جا نگه دارید: دستگاه کار، و یک نسخهٔ جدا که همزمان خراب نمی‌شود.
2. اگر از ظرف یا خزانه استفاده می‌کنید، رمز یا کلید بازیابی را هم بیرون از همان ظرف نگه دارید؛ وگرنه نسخهٔ دوم هم باز نمی‌شود.
3. یک‌بار در شرایط آرام، باز کردن ظرف، خزانه یا بایگانی را روی دستگاه دوم آزمایش کنید.
4. سبد بازیافت یا Trash را اول ببینید. بسیاری از «حذف‌ها» هنوز همان‌جا هستند و به ابزار نجات نیاز ندارند.

برنامهٔ نجات بعد از حادثه چه محدودیتی دارد

ابزارهای بازیابی فایل حذف‌شده روی حافظهٔ SSD و در فضای ابری اغلب وعدهٔ بیش از توان می‌دهند. در SSD فرمان TRIM معمولاً داده را سریع از دسترس خارج می‌کند. در ابر، پرونده یا در سطل زبالهٔ همان خدمت است یا از سمت خدمت پاک شده و برنامهٔ رومیزی شما به آن دسترسی جادویی ندارد.

1. همین ابزارها اغلب آنچه پیدا می‌کنند را در محل تازه‌ای کپی می‌کنند. اگر سند حساس بوده، آن کپیِ تازه خودش یک افشای جدید است.
2. اسکن عمیق یک دیسک را روی همان دستگاه آلوده یا در حضور افراد غریبه اجرا نکنید.
3. به نرم‌افزاری که می‌گوید «همه چیز برمی‌گردد» اعتماد نکنید؛ اول ببینید فایل از چه نوعی بوده و روی چه حافظه‌ای بوده است.
4. اگر دستگاه را می‌فروشید یا واگذار می‌کنید، سراغ راهنمای پاک‌سازی دادهٔ حساس بروید، نه سراغ برنامهٔ بازیابی.

نصب فقط از مسیر رسمی

1. VeraCrypt را از veracrypt.fr بگیرید.
2. Cryptomator را از cryptomator.org بگیرید.
3. ۷-Zip را از 7-zip.org بگیرید.
4. پس از نصب، به‌روزرسانی را از همان مسیر ادامه دهید و نسخهٔ «پلاس» یا ترک‌شده را کنار بگذارید.
5. امضای منتشرشده روی سایت رسمی را اگر می‌توانید یک‌بار بررسی کنید؛ نام آشنا در یک فروشگاه ناشناس کافی نیست.

اشتباه‌های رایج

• نصب هم‌زمان چند ظرف و چند فشرده‌ساز بدون اینکه حتی یک بازیابی آزمایش شده باشد.
• فرستادن رمز بایگانی در همان پیامی که خود فایل را برده است.
• گمان اینکه رمز کردن ظرف، فرادادهٔ نسخهٔ منتشرشده را هم پاک می‌کند.
• تکیه به برنامهٔ نجات به‌جای پشتیبان هفته‌به‌هفته.
• گذاشتن کلید بازیابی Cryptomator یا رمز VeraCrypt داخل همان پوشهٔ همگام.
• بارگذاری سند حساس در یک سایت آنلاین پاک‌سازی فراداده یا اسکن چندموتوره.

رمز را از خود فایل جدا نگه دارید

ظرف، خزانه و بایگانی فقط وقتی کامل‌کنندهٔ کارتان هستند که رمزشان از همان فایل جدا سفر کند. اگر هر دو را در یک پوشهٔ ابری یا یک پیام بگذارید، کسی که به آن پوشه برسد هر دو را با هم دارد.

1. رمز را در مدیر رمز عبور یا روی نسخه‌ای کاغذی در جای امن بنویسید، نه در پروندهٔ متنی کنار ظرف.
2. اگر باید رمز را به همکار بدهید، از کانال دیگری استفاده کنید که خود فایل از آن نرفته است.
3. بعد از تمام شدن کار مشترک، دسترسی و رمز را عوض کنید؛ رمز قدیمی را ابدی فرض نکنید.

از همین امروز چه کار کنید

1. یک روش رمزگذاری برای فایل‌هایی که جابه‌جا می‌شوند انتخاب کنید — ظرف، خزانهٔ ابری یا بایگانی — و باز کردنش را یک‌بار آزمایش کنید.
2. قبل از انتشار یک سند، بازرسی فراداده را با ابزار خود برنامه انجام دهید.
3. به‌جای نصب ابزار نجات، همین هفته یک پشتیبان واقعی بسازید و محل کلیدش را بنویسید.
4. اگر دستگاهی را می‌فروشید یا واگذار می‌کنید، به‌جای نصب برنامهٔ بازیابی فایل سراغ همان راهنمای پاک‌سازی دادهٔ حساس بروید.
5. برنامه‌هایی را که از مسیر غیررسمی آمده‌اند همین امروز حذف کنید و از این به بعد فقط نسخهٔ رسمی همان ابزار را نگه دارید.